Cynthia Soares Da Silva

• Gerenciar a caixa de correio do Chefe da Missão e cuidar da correspondência diplomática.

• Atualização contínua da lista de contatos da embaixada, incluindo a lista de cidadãos holandeses;

• Administrar/organizar as reuniões do Chefe da Missão com entidades públicas e privadas;

• Preparar as viagens de trabalho do Chefe de Missão (internas e externas) desde bilhete, alojamento,logistica;

• Preparar declarações financeiras declarando os custos que o Chefe de missao teve e garantindo que todos os pagamentos fossem efetuados em conformidade;

• Preparar e organizar eventos na residência, desde almoços e jantares de trabalho (contratando todos os serviços externos necessários e monitorando os serviços internos (o que implica comunicação com os colaboradores da residencia);

• Organizar e coordenar seminários, visitas e eventos;

• Organização e Planeamento de reuniões de equipa;

• Atuar como elo de ligação entre a organização interna e o ambiente externo;

• Elaboração de atas de reuniões, elaboração e preparação de documentos e gestão da correspondência e do arquivo (incluindo documentos confidenciais);

• Preparação de reuniões e ficheiros de trabalho;

• Organização e gestão do trabalho protocolar com a divisão de protocolo do Ministerio;

• Gerir fluxos de informação complexos (principalmente do Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos).

• Geri pedidos de visto e passaporte, avaliei diversos documentos e inserindo dados em diversos sistemas de software (como o NVIS) após a verificação;

• Forneci informações básicas e outras, além de emitir diretrizes e orientações (verbalmente e por escrito) sobre pedidos de documentos de viagem, vistos e autorizações de permanência temporária;

• Prestei assistência consular, em estreita cooperação com outros Estados-Membros da UE, e direcção consular em Haia;

• Garanti o cumprimento da legislação da UE relativa à concessão de vistos, emissão de passaportes e legalização de documentos;

• Prestei assistência eficaz a cidadãos holandeses em dificuldades (como, por exemplo, ajudei viajantes a recuperar documentos roubados e a preencher a papelada);

• Prestei suporte administrativo e logístico na área de PIOFAH (Pessoal, Sistemas de Informação, Organização, Finanças, Administração e Acomodação);

• Conciliei as contas de fornecedores e revisei todas as faturas recebidas, a fim de evitar pagamentos duplicados fornecedores de longo prazo;

• Fui responsável pelo caixa diário, entradas e saídas relacionadas a pagamentos de serviços internos e externos da Embaixada e da Residência Oficial;

• Preparei pagamentos a fornecedores em estreita cooperação com a direcção central em Haia (processei pagamentos eletrônicos e documentei as atualizações de contas);

Em simultaneo ,realizando tarefas como Assistente do Embaixador (temporariamente):

• Gerenciar a caixa de correio do Chefe da Missão e cuidar da correspondência diplomática.
• Atualização contínua da lista de contatos da embaixada, incluindo a lista de cidadãos holandeses;
• Administrar/organizar as reuniões do Chefe da Missão com entidades públicas e privadas;
• Preparar as viagens de trabalho do Chefe de Missão (internas e externas) desde bilhete, alojamento,logistica;
• Preparar declarações financeiras declarando os custos que o Chefe de missao teve e garantindo que todos os pagamentos fossem efetuados em conformidade;
• Preparar e organizar eventos na residência, desde almoços e jantares de trabalho (contratando todos os serviços externos necessários e monitorando os serviços internos (o que implica comunicação com os colaboradores da residencia);
• Organizar e coordenar seminários, visitas e eventos;
• Organização e Planeamento de reuniões de equipa;
• Atuar como elo de ligação entre a organização interna e o ambiente externo;
• Elaboração de atas de reuniões, elaboração e preparação de documentos e gestão da correspondência e do arquivo (incluindo documentos confidenciais);
• Preparação de reuniões e ficheiros de trabalho;
• Organização e gestão do trabalho protocolar com a divisão de protocolo do Ministerio;
• Gerir fluxos de informação complexos (principalmente do Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos).

• Elaborei análise SWOT para criar e executar plano de negócios, apoiando o alcance das cotas estabelecidas.
  Identificou e buscou oportunidades de negócios valiosas para gerar novas receitas para a empresa e melhorar o lucro final;
• Estabeleci relacionamentos com os principais tomadores de decisão dentro da organização do cliente para promover crescimento e retenção;
• Apliquei técnicas de venda consultiva para prospectar a alta gerência e fechar negócios;
• Conduzi campanhas bem-sucedidas de SEO e link building para aumentar a credibilidade do site e direcionar tráfego.

• Geri pedidos de visto e passaporte, avaliei diversos documentos e inserindo dados em diversos sistemas de software (como o NVIS) após a verificação;

• Forneci informações básicas e outras, além de emitir diretrizes e orientações (verbalmente e por escrito) sobre pedidos de documentos de viagem, vistos e autorizações de permanência temporária;

• Prestei assistência consular, em estreita cooperação com outros Estados-Membros da UE, e direcção consular em Haia;

• Garanti o cumprimento da legislação da UE relativa à concessão de vistos, emissão de passaportes e legalização de documentos;

• Prestei assistência eficaz a cidadãos holandeses em dificuldades (como, por exemplo, ajudei viajantes a recuperar documentos roubados e a preencher a papelada);

• Prestei suporte administrativo e logístico na área de PIOFAH (Pessoal, Sistemas de Informação, Organização, Finanças, Administração e Acomodação);

• Conciliei as contas de fornecedores e revisei todas as faturas recebidas, a fim de evitar pagamentos duplicados fornecedores de longo prazo;

• Fui responsável pelo caixa diário, entradas e saídas relacionadas a pagamentos de serviços internos e externos da Embaixada e da Residência Oficial;

• Preparei pagamentos a fornecedores em estreita cooperação com a direcção central em Haia (processei pagamentos eletrônicos e documentei as atualizações de contas);

• Responsável pelo Boletim Informativo mensal sobre comércio e investimento (informações sobre desenvolvimento econômico, bem como oportunidades de negócios e investimento) da Embaixada, distribuído online à comunidade holandesa local;

• Tradução de documentos (ENG-PT-ENG); Intérprete de inglês em reuniões governamentais/empresariais;

• Preparei e coorganizei missões comerciais holandesas a Angola em setores-chave, como agricultura, petróleo e gás, que resultaram em potenciais parcerias entre empresas angolanas e holandesas em termos de fornecimento de equipamentos e produtos e troca de serviços;

• Preparei e organizei a presença da Embaixada na Expotrans (Feira Nacional de Transportes e Logística) em 2013, posicionando empresas holandesas de transporte e logística em Angola, que teve como resultados a entrada de empresas holandesas no mercado angolano ativas no ramo de transporte e logistica;

• Intermediei as negociações dos textos do Acordo de Serviços Aéreos e do Acordo de Assistência Aduaneira Mútua entre os governos do Reino dos Paises Baixos e da Republica de Angola. Essas negociações resultaram na assinatura do Acordo de Serviços Aéreos em setembro de 2018, após 12 anos de negociações;

• Também levaram à assinatura do Acordo de Assistência Aduaneira Mútua, em abril de 2017, após 10 anos de negociações;

• Preparei e coorganizei uma missão comercial de alto nível a Angola, liderada por Lilianne Ploumen, Ministra do Comércio Exterior e Cooperação para o Desenvolvimento do Reino dos Paises Baixos, em 2014;

• Identifiquei oportunidades de negócios em setores-chave e prestei consultoria a empresas holandesas sobre assuntos políticos e macroeconômicos;

• Estabeleci redes de contatos e parcerias com instituições governamentais, empresas privadas e organizações internacionais em Angola e no Reino dos Paises Baixos;

• Intermediei dando consultoria baseada em resultados (mapeamento de partes interessadas, elaboração de documentos e relatórios, assessoria na tomada de decisões) na resolução de disputas comerciais entre entidades públicas e privadas angolanas e holandesas no setor de telecomunicações;

• Preparei e coorganizei a visita de uma delegação angolana do Ensino Superior, liderada pela Ministra angolana do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação, Sra. Maria Sambo, em novembro de 2018, para um roadshow sobre empreendedorismo;

• Gerenciei o projeto K2K (Knowledge to Knowledge), em Sensoriamento Remoto: onde fiz a implementação, monitoramento e avaliação de um projeto de transferência de conhecimento e tecnologia, entre a holandesa Wageningen e a Universidade angolana José Eduardo dos Santos;

>Neste projeto fiz o planejamento e organização de reuniões com organizações e parceiros externos, afim de discutirem o progresso do projeto;

>Construi uma rede de contatos de stakeholders internos e externos e elaborei estratégias, iniciativas e eventos para promover o projeto K2K;

• Gerenciei o projeto Orange Corners Angola (programa de incubação): Implementação, monitoramento e avaliação do projeto que estimula o desenvolvimento econômico local por meio da promoção do empreendedorismo e apoio ao ecossistema empreendedor local em Luanda, fornecendo acesso a redes locais e internacionais;

>Neste projeto estabeleci a ligação entre a National Enterprise Agency (RVO) ,Orange Corners e o ecossistema empreendedor angolano, facilitando as comunicações e mantendo as partes relevantes atualizadas sobre o desenvolvimento do projeto.

>Identifiquei os planos e recursos necessários para atingir as metas e os objetivos do projeto, definindo cronogramas e pontos de verificação realistas.

• Funções principais:
• Manter os executivos atualizados sobre as mudanças nas necessidades do negócio, documentando minuciosamente as reuniões internas e com clientes;

• Interagir com fornecedores, colaboradores contratados e profissionais de serviços para receber pedidos, direcionar atividades e comunicar instruções;

• Cuidar de toda a programação da agenda de 3 administradores e preparar a pauta e os materiais das reuniões;

• Responder a e-mails e outras correspondências para facilitar a comunicação e aprimorar os processos de negócios;

• Trabalhar com os outros departamentos para iniciar novos projetos e auxiliar em diversos processos;

• Cuidar da logística, de serviços de catering, das agendas e dos preparativos de viagens para o planejamento de reuniões e eventos do conselho de administração;

• Recepcionar os visitantes, determinar a natureza e o propósito da visita e direcionar os mesmos aos destinos apropriados;

• Manter o estoque de materiais de escritório, verificando o estoque e solicitando novos suprimentos conforme necessário.